催款函怎么写才有效
催款函怎么写才有效
发布时间:2020年7月15日 am11:29 浏览量:1739491
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一份完美的催款函,即使不能催回欠款,也可让自己在诉讼时掌握更有利的地位。那么,催款函该怎么写呢?

催款函的内容:
催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。
(1)标题和编号
如果催收的是紧急的款项,可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号,以便于查询和联系,并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时,它也是一份有力的凭证。当然,也有些催款函不进行编号。
(2)催款和欠款单位的名称和账号
催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时,要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名,若是银行代办催款的,还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。
(3)催收内容
这是催款函的主体部分,应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况,以便使受文单位明确情况,及时地交款。
(4)处理意见
催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明:
①要求欠款户说明拖欠的原因。
②重新确定一个付款的期限,希望对方按时如数交付欠款。
③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。
(5)落款
写明催款单位的全称,并加盖公章,然后注明发文日期。
催款函的形式
①信函式:以信函的形式写作。
②表格式:人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格,使用时直接填写即可。
催款函的作用
①查询:催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因,沟通信息,以便采取相应的对策和措施,协调双方的关系。
②催收债权方为了加速资金流动以及合理周转,扩大再生产,会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款,尽可能避免或减少经济损失。
③凭证:如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失,催款函又可以起到记载凭证作用,即当催款单位在有关方面提出追查对方的经济责任时,催款函可以作为一种有力的凭证。
催款函模板:
XXX单位:
你单位XXXX年X月X日向我厂订购XXX,数量xx件,单价XXX 元,货款总金额XXX 元,发票号为XXX。根据供货合同,该货款应在XXXX 年 X月X日结清,但是至xxxx 年 X月X日尚未支付给我厂,影响了我厂资金周转。接到本通知后,请立即结算,逾期按银行规定加收X%的罚金。如有特殊情况,望及时和我单位财务部XXX 联系。
我厂地址:
电话:
开户银行:
开户名称:
账号:
XXX厂财务部(盖章)
XXXX 年 X月 X日
写完催款函后要寄给对方,这里又是一个重点知识。
邮寄催告函有时是维权甚至打赢官司重要证据。
如:借款纠纷中债权人若借款期到期3年的时间内未向债务人提出还款的主张,则在诉讼中对方以诉讼时效抗辩的话,债权人要求还款的诉讼请求很有可能会被法院驳回。债权人也很委屈,觉得自己也打电话甚至上门催过款,怎么可能没追过钱?但没有书面证据,这时候债务人捡到便宜肯定也不可能主动承认。
不过,若债权人在诉讼时效内以快件的书面形式向对方进行追债的话,则可形成书面的证据保存下来。届时如有诉讼也不怕已过时效而不被支持。当然,如果想要快件形成为有效的证据,怎么寄也是很重要,否则也可能是白忙活。
1.选择快递公司:律师建议首要选中国邮政EMS(即邮政特快专递服务)。
虽然邮政EMS没顺丰快,也没韵达便宜,但他姓“公”啊。法庭认可邮政投递信息真实、合法性高于其他快递公司。有些法院甚至不收取除邮政以外其他快递公司的快件。所以这是良心建议,绝非卖广告!
2.寄件人:若为个人,最好本人寄,写清地址、联系电话。如:甲与开发商签订房屋买卖合同,开发商未在合同约定的时间内办理房屋过户手续。甲可以寄快件给开发商要求对方尽快办理房屋过户手续。此时,寄件人最好为甲本人(即使非甲本人,最好是委托律师而非一般其他朋友)。否则,开发商可能会以寄件人信息与合同当事人不对应(拒收)为由进行抗辩。若为公司,寄件人可写法定代表人名字或直接写公司名称。
3.收件人、收件地址:如对方是公司、个体工商户等组织,合同内注明地址,则以合同注明地址为收件地址;若无明确地址,则以该组织在工商等行政机关登记地址为收件地址;收件人可写法定代表人名字、负责人名字。如对方是个人,同样首先以合同注明地址为收件地址,若无合同(或合同未写地址),则以身份证上的住址为收件地址。
4.邮件详细说明(内件品名):此列信息尤其重要!一定要写明寄的是什么文件。若随便写个文件或者什么都不写(谁知道你寄的是什么文件?),那么在法庭中该快件也难以被法院认定为有效的证据。如:债权人甲要求债务人乙还款,则应在这里尽量写为“关于甲要求乙偿还XX债务的函”(可以在旁边再细化写明乙于XX年XX月XX日向甲借款XX元未还等)。或如:甲向乙支付了货款,乙方迟迟不发货,则甲可在内件品名里写为“关于甲要求乙尽快履行XX合同内的XX(发货)义务的函”等。
5.将所发的函件全部复印一份并将寄件人的存单保存好,记清单号。无论对方签收与否,尽快上EMS官网把送达信息打印保存(网上的投递信息只保存半年)。如此,函件、寄件单、送达信息可形成向对方要求履行义务或提出主张的完整证据链,打赢官司也更有保障!
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